Im Jahr 2025 wird die E-Rechnungspflicht für viele Unternehmen Realität, besonders für jene, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Der Schritt in die digitale Welt stellt nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit dar, sondern eröffnet auch enorme Potenziale, um Prozesse zu optimieren, Fehler zu minimieren und sich langfristig zukunftssicher aufzustellen.
Ein Bereich, in dem der Mittelstand häufig noch hinterherhinkt, sind die Verwaltungsprozesse. In vielen Unternehmen laufen diese weiterhin manuell oder mit veralteten Systemen – sei es beim Lagerbestand, der Personalabrechnung oder der Rechnungsstellung. Solche Prozesse sind zeitintensiv, fehleranfällig und kosten wertvolle Ressourcen. Die E-Rechnung kann hier als erster Schritt dienen, um den Backoffice-Bereich zu digitalisieren und erhebliche Effizienzgewinne zu erzielen.
Veraltete Prozesse im Backoffice – der digitale Rückstand
Viele mittelständische Unternehmen arbeiten immer noch mit Papierrechnungen oder PDFs, die manuell erstellt und versendet werden. Dieses zeitaufwändige Verfahren führt zu Fehlern und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, die den Cashflow beeinträchtigen und das Vertrauen in die Professionalität des Unternehmens schädigen können. Besonders Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen seit Anfang 2025 gemäß der E-Rechnungspflicht digitalisiert werden. Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert Strafen und den Verlust der Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen.
E-Rechnung als Ausgangspunkt für digitale Transformation
Die E-Rechnung ist jedoch weit mehr als nur ein Gesetz. Sie bietet die Chance, die gesamten Buchhaltungsprozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Doch wie genau können Unternehmen die E-Rechnung nutzen, um ihre Backoffice-Prozesse zu optimieren? Hier ein praktischer Überblick:
Zeitersparnis und Fehlerreduktion durch Automatisierung
Mit E-Rechnungen entfällt die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten, die häufig zu Fehlern führt. Über digitale Plattformen können Rechnungen automatisch erstellt, verschickt und archiviert werden. Das spart Zeit und verhindert Fehler, die beim manuellen Ausfüllen entstehen.
Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen, das bislang seine Rechnungen manuell erstellt hat, wechselt zu einer automatisierten Softwarelösung, die die Rechnungsstellung, Archivierung und Steuerberechnung übernimmt. Innerhalb kürzester Zeit konnten die Mitarbeiter deutlich produktiver arbeiten, und die Fehlerquote im Rechnungswesen wurde signifikant gesenkt.
Nutzung von Softwarelösungen für die E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine geeignete Software, die XRechnungen erstellen kann. Solche Lösungen sind erschwinglich und bieten zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. Sie ermöglichen eine automatische Formatierung der Rechnungen im gesetzlich geforderten XRechnung-Format und sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind.
Fristen und gesetzliche Vorgaben
Die Fristen zur Einführung der E-Rechnung sind klar geregelt: Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber gerichtet sind, im XRechnung-Format übermittelt werden. Unternehmen sollten spätestens ab 2024 damit beginnen, ihre Softwarelösungen anzupassen und sicherzustellen, dass sie die E-Rechnungspflicht problemlos erfüllen können.
Es ist ratsam, bereits jetzt mit der Umstellung auf digitale Rechnungserstellung zu beginnen, um den Übergang reibungslos und ohne Zeitdruck zu gestalten. Unternehmen, die sich frühzeitig um die E-Rechnung kümmern, können Strafen vermeiden und ihre Buchhaltungsprozesse langfristig optimieren.
Weitere digitale Transformationsschritte im Backoffice
Die Einführung der E-Rechnung ist nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer umfassenden Digitalisierung des Backoffice. Hier sind weitere Bereiche, die mittelständische Unternehmen ebenfalls in Angriff nehmen sollten:
Digitale Buchhaltung und Warenwirtschaft
Neben der E-Rechnung können Unternehmen ihre Buchhaltung und Warenwirtschaft ebenfalls digitalisieren. Softwarelösungen für die Warenwirtschaft ermöglichen eine automatische Bestandsverwaltung, die Lagerbestände in Echtzeit anzeigt und so eine präzise Bestandsführung gewährleistet.
Personalabrechnung digitalisieren
Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung im Backoffice ist die Personalabrechnung. Lohnabrechnungssoftware automatisiert nicht nur die Berechnungen von Löhnen und Gehältern, sondern sorgt auch dafür, dass die Steuern korrekt abgeführt werden.
Digitale Lösungen zur Lieferkettenoptimierung helfen, Lagerbestände besser zu verwalten und die Bestellprozesse zu automatisieren. Unternehmen, die ihre Lieferketten digital abbilden, senken Kosten und steigern gleichzeitig die Nachhaltigkeit ihrer Prozesse.
