Im Laufe der Entwicklung des Internets und der Computertechnik sind hunderte verschiedene Dateiformate mehr oder weniger populär geworden – viele davon sind zwischenzeitlich aber wieder verschwunden oder werden nur in seltenen Spezialfällen eingesetzt. Nicht so das PDF-Format. Dieses hat sich schon vor etlichen Jahren als Standard durchgesetzt und wird mittlerweile von Unternehmen und Privatanwendern gleichermaßen verwendet. Warum das so ist und was man im Umgang mit PDF-Dateien beachten sollte, erklären wir hier.
Was ist das PDF-Format?
Das „Portable Document Format“ (kurz: PDF; deutsch: (trans)portables Dokumentenformat) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt und im Jahr 1993 erstmals veröffentlicht wurde. Dieses Format hat sich mittlerweile weltweit etabliert. Die Hauptverwendung ist die Verbreitung von Dokumenten, die Text, Bilder, Videos usw. enthalten können.
Der größte Vorteil von PDF-Dateien ist, dass das Format quer über alle aktuellen Systemwelten (Windows, Linux, Apple) gelesen werden kann. Es wird verwendet u. a. für E-Books (Elektronische Bücher) oder allgemeine Publikationen, aber auch für Formulare, Checklisten, Anleitungen usw. Dadurch, dass jeder Benutzer mit einem internetfähigen Computer einen sogenannten Reader, vorrangig den Acrobat Reader, kostenlos aus dem Internet laden kann, besteht fast schon eine Gewähr dafür, dass PDF-Dokumente von nahezu jedem Empfänger geöffnet und gelesen werden können.
Das PDF-Format ist bis heute hauptsächlich ein Format zum Verteilen von Inhalten. Die Rückkonvertierung z. B. nach Word, Open Office oder Excel war anfangs schwierig, inzwischen ist aber etwa die Aufgabe „PDF zu Word konvertieren“ dank cleverer Software kein Problem mehr.
Für die Erstellung von PDF-Dokumenten gibt es neben dem relativ teuren (aber dafür mit umfangreichen Funktionen versehenen) Adobe Acrobat viele Programme, die eine Ausgabe in PDF ermöglichen (Corel, Open Office usw.), auch etliche kostenlose Tools, welche meist in Form von virtuellen Druckertreibern die Umwandlung in PDF-Dateien übernehmen.
Warum sind PDF-Dateien für Unternehmen so wichtig?
Der einfache Datenaustausch oder die dauerhafte Speicherung und Archivierung von Dokumenten bedeuten im betrieblichen Umfeld einen großen Aufwand, insbesondere wegen der Vielzahl an unterschiedlichen Formaten. Ob ständige Software-Updates, unterschiedliche Formatversionen oder neue Formate – schnell steigen die Kosten im Umgang mit den unterschiedlichen Formaten. Die Reduzierung auf ein zentrales Format senkt nicht nur die Kosten, sondern vereinfacht auch die betrieblichen Abläufe.
Die Konvertierung von unterschiedlichen Formaten in ein standardisiertes und einheitliches Format – am besten zentral und servergestützt – ist daher für viele Unternehmen ein angestrebtes Ziel. Gerade das PDF-Format bietet sich durch seinen etablierten Standard für diesen Fall besonders an. Es stellt einen Standard dar und vereinfacht den Umgang mit Dokumenten, ohne dabei aber das visuelle Erscheinungsbild der anderen Formate zu verlieren. Auf dem Client oder im Web, zur Anzeige oder für den Druck – das PDF-Format ist in allen Bereichen leicht verfügbar und daher für Unternehmen ideal.
PDFs bearbeiten und drucken
Mit passenden Softwarelösungen lassen sich in bestehenden PDF-Dokumenten einzelne Seiten löschen oder drehen. Zudem kann man das Erscheinungsbild des PDF-Dokuments fast beliebig ändern. Mit einer visuellen Vorschau kann man alle Seiten des PDF-Dokuments sehen und erhält einen guten Überblick über die gewünschten Änderungen. Ebenso besteht die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Seiten zu entnehmen und in ein neues PDF-Dokument zu überführen und/oder diese weiter zu bearbeiten.
Eine ähnliche Funktionsvielfalt bietet sich für das Drucken von PDF-Dokumenten. Mitarbeiter im Unternehmen können zentralisiert alle PDF-Dokumente auf jedem am Server angeschlossenen Gerät drucken. So ist es z. B. auch möglich, von unterwegs oder aus einem anderen Standort PDF-Dokumente auf den Druckern des Unternehmens auszudrucken. Werden die Druckfunktionen in andere Anwendungen eingebunden, lassen sich sogar automatisiert PDF-Dokumente aus diesen Anwendungen drucken.
Fazit
Das PDF-Dateiformat hat sich im Laufe der Jahre zu einem absoluten Standard für die Verteilung und Archivierung von Dokumenten entwickelt. Größter Vorteil ist die absolute Plattformunabhängigkeit. Mit modernen Software-Anwendungen zur Bearbeitung ist es heute auch kein Problem mehr, PDFs zu bearbeiten, zu teilen und zu verändern.
