Bei einem ERP-Projekt verteilt sich der finanzielle Aufwand auf verschiedene Bereiche. Neben Software und technischer Einrichtung fallen Arbeiten für die Auswahl benötigter Funktionen, die Übernahme vorhandener Daten, Tests und Schulungen an. Nach der Inbetriebnahme kommen wiederkehrende Ausgaben hinzu. Deshalb umfassen die Odoo-Kosten von der Einführung bis zur Wartung sowohl einmalige Projektkosten als auch Aufwendungen während der weiteren Nutzung.
Kurzfassung
Der benötigte Funktionsumfang beeinflusst, wie viel Konfigurations- und Entwicklungsarbeit während der Einführung anfällt.
Vorhandene Daten müssen vor einer Übernahme geprüft und gegebenenfalls bereinigt werden.
Externe Anwendungen erhöhen den technischen Aufwand, wenn ein regelmäßiger Datenaustausch mit Odoo erforderlich ist.
Tests, Schulungen und interne Projektarbeit verursachen Arbeitsaufwand außerhalb der eigentlichen Softwareeinrichtung.
Im laufenden Betrieb können unter anderem Lizenzen, Hosting, Wartung, Support und spätere technische Änderungen Kosten verursachen.
Mehr Module erhöhen den Einrichtungs- und Abstimmungsaufwand
Nicht jede Odoo-Installation umfasst dieselben Anwendungen. Ein Betrieb kann beispielsweise mit CRM und Vertrieb beginnen, während ein anderes Unternehmen zusätzlich Einkauf, Lager, Fertigung und Buchhaltung über das ERP-System abwickelt. Für jedes zusätzliche Modul müssen Berechtigungen, Datenfelder und die Übergänge zu angrenzenden Geschäftsprozessen eingerichtet und geprüft werden.
Mit der Zahl der Nutzer können zusätzliche Lizenzkosten sowie Arbeiten an Rollen und Zugriffsrechten entstehen. Mehrere Abteilungen benötigen zudem unterschiedliche Berechtigungen. Einkauf, Lager und Buchhaltung greifen beispielsweise auf andere Funktionen und Daten zu als der Vertrieb.
Hinzu kommt die Frage, ob vorhandene Abläufe mit den Standardfunktionen von Odoo umgesetzt werden können. Abweichende Freigabeverfahren, zusätzliche Auswertungen oder spezielle Prozessschritte können technische Erweiterungen erfordern. Diese müssen eingerichtet und vor dem produktiven Einsatz getestet werden.
Ein ERP-System verbindet mehrere betriebliche Vorgänge miteinander. Eine Bestellung kann etwa Auswirkungen auf Lagerbestand, Wareneingang und Rechnungsverarbeitung haben. Änderungen an einem Teil dieses Ablaufs können deshalb weitere Bereiche betreffen.
Vor der Einrichtung muss geklärt werden, welche Schritte tatsächlich im System abgebildet werden sollen. Bei Bestellungen kann beispielsweise festgelegt sein, welche Beschäftigten Aufträge anlegen dürfen und ab welchem Betrag eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist.
Die Odoo-Kosten lassen sich deshalb nicht allein aus der Beschäftigtenzahl ableiten. Ein Betrieb mit wenigen, weitgehend einheitlichen Abläufen benötigt weniger Konfigurationsarbeit als ein Unternehmen mit mehreren Standorten, Freigabestufen und miteinander verbundenen Fachbereichen.
Vor dem Datenimport müssen Altbestände geprüft werden
Kundenstammdaten, Artikelinformationen, Lieferantendaten oder Buchungsinformationen befinden sich vor einer ERP-Einführung häufig in bestehenden Anwendungen oder Tabellen. Diese Daten lassen sich nicht in jedem Fall unverändert übernehmen.
Zunächst muss festgelegt werden, welche Datensätze weiterhin benötigt werden. Mehrfach vorhandene Einträge, unterschiedliche Schreibweisen oder unvollständige Angaben sollten vor der Übertragung erkannt werden. Anschließend werden die Daten den vorgesehenen Feldern im neuen System zugeordnet.
Besonders aufwendig wird die Übernahme, wenn Daten aus mehreren Programmen stammen, unterschiedliche Feldbezeichnungen verwenden oder Dubletten enthalten. Nach dem Import ist zu kontrollieren, ob die vorgesehenen Datensätze vollständig übertragen und den richtigen Feldern zugeordnet wurden.
Schnittstellen verbinden Odoo mit bestehenden Anwendungen
Nicht jede vorhandene Software wird mit einer Odoo-Einführung ersetzt. Buchhaltungsprogramme, Shopsysteme, Maschinen oder andere Fachanwendungen können weiterhin eingesetzt werden. Sollen Informationen zwischen diesen Anwendungen und Odoo ausgetauscht werden, werden entsprechende Schnittstellen benötigt.
Dabei muss feststehen, welche Daten übertragen werden, in welche Richtung der Austausch erfolgt und wann die Übertragung stattfinden soll. Bei einem Shopsystem können dies etwa Bestellungen, Kundendaten und Artikelinformationen sein.
Schnittstellen verursachen nicht nur während der Einführung Aufwand. Ändert sich später eines der verbundenen Systeme, kann auch die Schnittstelle betroffen sein. Nach einer technischen Änderung am Shopsystem ist beispielsweise zu prüfen, ob Bestell-, Kunden- und Artikeldaten weiterhin in der vorgesehenen Form übertragen werden.
Tests und Schulungen binden interne Arbeitszeit
Ein Teil der Projektkosten erscheint nicht unmittelbar auf einer Software- oder Dienstleistungsrechnung. Beschäftigte aus den beteiligten Fachbereichen müssen Anforderungen erläutern, eingerichtete Abläufe prüfen und Rückmeldungen zu Fehlern oder fehlenden Funktionen geben.
Vor dem Produktivstart werden typische Geschäftsvorgänge getestet. Dazu können Angebote, Bestellungen, Lagerbewegungen, Rechnungen oder Freigaben gehören. Bei vorhandenen Schnittstellen muss zusätzlich geprüft werden, ob Daten vollständig zwischen den Anwendungen übertragen werden.
Schulungen beanspruchen ebenfalls Arbeitszeit. Welche Inhalte vermittelt werden müssen, richtet sich nach den späteren Aufgaben im System. Ein Mitarbeiter aus der Lagerverwaltung benötigt andere Funktionen als eine Person aus Vertrieb oder Buchhaltung. Diese Arbeitsstunden fehlen während der Projektphase teilweise für reguläre Aufgaben und gehören deshalb in die Aufwandskalkulation.
Nach der Einführung fallen wiederkehrende Kosten an
Nach dem Produktivstart fallen je nach Betriebsform regelmäßig Kosten für Softwarelizenzen, Hosting, technische Betreuung, Wartung, Datensicherung und den Betrieb von Schnittstellen an.
Bei den Odoo-Kosten von Einführung bis Wartung wirkt sich auch die Betriebsform auf die laufenden Ausgaben aus. Bei eigener Infrastruktur müssen unter anderem Serverbetrieb und Administration berücksichtigt werden, während bei einer Cloud-Umgebung entsprechende Hosting-Leistungen anfallen.
Ein neuer Standort, ein zusätzliches Modul oder eine weitere Schnittstelle kann nach dem Go-live erneute Konfigurations- oder Entwicklungsarbeiten auslösen. Bei technischen Aktualisierungen ist zusätzlich zu prüfen, ob vorhandene Erweiterungen und Schnittstellen weiterhin funktionieren.
Eine Odoo-Einführung verursacht Kosten für die technische Einrichtung und zugleich Arbeitsaufwand für Datenübernahme, Schnittstellen, Tests und Schulungen. Wie umfangreich diese Positionen ausfallen, richtet sich vor allem nach den eingesetzten Modulen, den abzubildenden Geschäftsprozessen und den bereits vorhandenen IT-Systemen.
Nach der Inbetriebnahme folgen je nach Betriebsform wiederkehrende Ausgaben für Lizenzen, Hosting, Wartung und technische Betreuung. Spätere Erweiterungen können zusätzliche Arbeiten auslösen. Für die Kalkulation der Odoo-Kosten von Einführung bis Wartung sollten die Einführung, der laufende technische Betrieb und spätere Änderungen am bestehenden System als getrennte Kostenbereiche erfasst werden.
