Was in den 1980er Jahren begann, ist heute ein Megatrend, der die gesamte Wirtschaftswelt grundlegend verändert hat. Die Rede ist von der Digitalisierung. Nicht umsonst spricht man von der Digitalisierung als der 3. industriellen Revolution. Der Wandel von einer Produktions- zu einer Wissensgesellschaft erfordert ein grundlegendes Umdenken. Im Geschäftsalltag ist es mittlerweile üblich, Angebote, Produktinformationen, Verträge und Rechnungen digital zu versenden, um Reaktionszeiten zu verkürzen und Versandkosten zu sparen. Doch die Digitalisierung im Büro geht noch viel weiter. Wir klären auf.
Digitalisierung steigert Produktivität im Büroalltag
Viele verschiedene Studien haben bereits untersucht, ob, warum und wie der unternehmerische Erfolg durch die Digitalisierung beeinflusst wird. Sie alle sind sich einig, dass Unternehmen, die die Transformation ins digitale Zeitalter nicht schaffen, langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit und Marktbedeutung verlieren werden. Ziel ist es, die Digitalisierung zu nutzen, um Kunden besser zu bedienen, den Service zu verbessern, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. So gesehen wird aus einer vermeintlichen Notwendigkeit eine Chance für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Die Digitalisierung erhöht die Reaktionszeit sowie die Flexibilität, auf veränderte Kundenanforderungen zu reagieren. Gleichzeitig hilft sie, komplexe Prozesse zu verschlanken, Fehlerursachen zu reduzieren und damit die Effizienz des Ressourceneinsatzes und der Produktivität zu maximieren.
Das bestätigen übrigens auch die 867 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen, die in einer Online-Umfrage des Fraunhofer IAO befragt wurden. Im Bereich des Dokumentenmanagements gaben mehr als 90 % an, dass sie viel Zeit sparen, weil das Auffinden und Weitergeben digitaler Dokumente wie z. B. eines digitalen Briefpapiers deutlich schneller geht. Die Studie zeigt aber auch Verbesserungsmöglichkeiten auf: Obwohl bereits 70 % der Teilnehmer Dokumente und Informationen digital austauschen, gaben 25 % an, dass sie immer noch sehr viel ausdrucken. Hier liegt also weiteres Potenzial zur Effizienzsteigerung.
Was macht einen „digitalen Arbeitsplatz“ aus?
Ein gut ausgestatteter digitaler Arbeitsplatz braucht zweifelsohne leistungsfähige und aktuelle Hardware. Eine Tatsache, die oft unterschätzt wird. Nicht wenige Mitarbeiter im Büro werden durch langsame Internetverbindungen und veraltete Computer in ihrer Produktivität gebremst. Rechnet man alle zeitraubenden Vorgänge im Büro zusammen, ergeben sich laut Untersuchungen rund 20 Arbeitstage Wartezeit pro Jahr.
Doch zum „digitalen Büro“ gehört mehr als der Kauf eines neuen Druckers und/oder des schnellsten Computers. Nur wer die richtige Software einsetzt und seine Mitarbeiter entsprechend schult, kann das Potenzial der Prozessoptimierung in der Büro- und Verwaltungsarbeit voll ausschöpfen.
Um die verschiedenen Dimensionen dieses Transformationsprozesses zu untersuchen und festzustellen, wie weit deutsche Unternehmen und Betriebe bereits fortgeschritten sind, hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. den Digital Office Index erstellt. Befragt wurden 1.108 Unternehmen mit 20 und mehr Mitarbeitern. Das Benchmarketing-Tool Digital Office Index hilft, den eigenen Digitalisierungsfortschritt zu überprüfen und gibt Orientierung bei der Umsetzung der eigenen Digitalisierungsmaßnahmen.
Dass sich die Digitalisierung lohnt, steht außer Frage und wird von den Unternehmen, die im Digital Office Index (DOI) gut abschneiden, bestätigt: 74 Prozent berichten von einer höheren Leistungsfähigkeit ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse und 63 Prozent von einer höheren Kundenzufriedenheit.
Der Start in die Digitalisierung
Wenn noch keine Digitalisierungsstrategie beschlossen wurde oder das Budget nicht ausreicht, können die ersten Schritte dennoch ratsam sein. Gerade im Bereich der Büro- und Verwaltungsabläufe gibt es einige Prozesse, die sich schnell und einfach digitalisieren lassen, da die notwendige Software meist schon vorhanden ist. So verfügt fast jeder Arbeitsplatz, der mit einem Computer ausgestattet ist, über ein Programm, mit dem die Terminplanung und das Kalendermanagement digital erledigt werden können. Allerdings verfügen laut Wirtschaftswoche nur knapp 50 % aller Arbeitsplätze über digitale Kalender, und nur 30 % der zeitintensiven Terminplanung erfolgt digital.
Noch deutlicher und schneller lassen sich die Kosten senken, wenn die Unternehmenskorrespondenz digital an eine E-Mail angehängt wird, anstatt sie per Post zu versenden. Bei digital versendeten Rechnungen beispielsweise liegt der geschätzte Spareffekt zwischen ca. 6 und 11 Euro pro Stück.
