Was wäre das Unternehmen ohne eine professionelle Finanz- und Betriebswirtschaft? Wahrscheinlich innerhalb kürzester Zeit pleite. Sie bündelt die Kompetenzen in den entsprechenden Unternehmensbereichen und kann darüber hinaus sorgfältiger als mancher Mitarbeiter arbeiten. Beispiel Rechnungswesen: Dieses besteht in der Hauptsache aus Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung. Diese beiden Bereiche gehören zu den ersten, die mithilfe der Computertechnik in den siebziger Jahren des vorigen Jahrhunderts zumindest teilweise automatisiert wurden. Zuvor verwendete man aufwendige, teure und dabei wenig zuverlässige Tabelliermaschinen und Buchungsautomaten, bis diese in den späten 60er- und beginnenden 70er-Jahren schließlich von den neuen Computern abgelöst wurden.
Heute gehören zum Rechnungswesen eines jeden größeren Unternehmens deutlich mehr Bereiche als die genannten beiden. Man spricht seit einigen Jahren vom sogenannten Controlling, welches sämtliche Bereiche zusammenfasst, die im Unternehmen mit Finanzen zu tun haben. Dazu gehören beispielsweise alle Buchhaltungsabteilungen, aber auch die Bilanzierung, die Erlös- und Kostenartenrechnung, die Gemeinkostenrechnung, die Kostenträger- und Ergebnisrechnung sowie die Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung.
Moderne Software für das Rechnungswesen
Da das Rechnungswesen bzw. Controlling eine solch große Palette verschiedenster Aufgabengebiete umfasst, käme es heute ohne die Unterstützung durch eine leistungsfähige Software überhaupt nicht mehr aus. Da die Aufgaben zum größten Teil aus Planungs-, Koordinierungs- und Kontrollaufgaben bestehen, ist dieser Teilbereich der Unternehmensführung prädestiniert für den Einsatz hochspezialisierter Programme.
So sorgt die Software beim operativen Controlling dafür, dass sämtliche Prozesse bezüglich der Kosten so optimiert werden, dass sich eine optimale Rentabilität und Wirtschaftlichkeit ergibt und das Unternehmen so seine Liquidität bewahren kann. Aber auch im strategischen Controlling können spezielle Softwaretools eingesetzt werden, sie übernehmen zum Beispiel Marktanalysen und sorgen so dafür, dass sich neue Potenziale für das Unternehmen ergeben. Auch Warnfunktionen kann eine Software im strategischen Controlling übernehmen.
Auch für die Fakturierung wird entsprechende Software benötigt. Beim Verkauf werden neben den bereits genannten Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen natürlich auch Rechnungen benötigt. Bei der Erstellung dieser Rechnungen spricht man auch von Fakturierung. Die Fakturierung fällt ebenfalls mit ins Aufgabengebiet einer Software zur Warenwirtschaft. Sie kann aber meist noch viel mehr als nur Rechnungen erstellen. Softwaretools zur Fakturierung generieren darüber hinaus Lagerausgabebelege, Auftragsbestätigungen und viele andere Dokumente.
Software in der Betriebswirtschaft
Nicht nur in der Finanzwirtschaft, sondern auch ganz allgemein in der Betriebswirtschaft können spezialisierte Softwareprogramme eingesetzt werden. Sie dienen dem Automatisieren und Vereinfachen von Prozessen, beispielsweise in der Logistik, der Warenbeschaffung und der Materialwirtschaft. Sie entlasten die Personalabteilungen und übernehmen wichtige Aufgaben in der Personalentwicklung und Steuerung.
Die Bandbreite verschiedener Aufgaben, welche heute durch Softwareprogramme übernommen werden können, ist äußerst groß. So können solche Programme beispielsweise auch im Marketing und der Unternehmenskommunikation eingesetzt werden. Sie eignen sich insbesondere dafür, stetig gleiche und wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren und somit wirtschaftlicher zu machen. Die Möglichkeiten reichen dabei bis in die Unternehmensführung – ein Bereich, der bis vor wenigen Jahren kaum Möglichkeiten zur Automatisierung bot.
Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung
Natürlich spielt auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Rolle im Rahmen der Betriebs- bzw. Personalwirtschaft. Eine intelligente Software wertet hier z. B. automatisch die geleisteten Arbeitsstunden aus und erstellt daraus die passenden Datensätze für die Abrechnung. Auch Überstunden, Zuschläge für Schicht- bzw. Nachtarbeit etc. werden dabei selbstverständlich berücksichtigt. Aus diesen Daten werden dann voll- oder teilautomatisiert die entsprechenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen generiert, in denen selbstverständlich auch alle Sozialabgaben, Steuern etc. ordnungsgemäß ausgewiesen werden.
Fazit
Ohne intelligente Software für den Bereich Rechnungswesen und Controlling sowie für viele andere betriebswirtschaftliche Bereiche geht heute quasi nichts mehr – allenfalls noch in ganz kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern. Diese Software ist das wichtigste Werkzeug der Rechnungs- bzw. Controlling-Abteilung, nimmt dieser viel Arbeit ab und sorgt letztendlich dafür, dass die Strukturen zur Finanzverwaltung im Unternehmen möglichst schlank gehalten werden können.